すぐできるフォルダ整理テクニック

2017-11-07効率化, ライフハック

こんにちは、ガジェナビ(@gadgenavi)です!

PCやメールを長年使っていると何度かぶち当たるのが、あのデータどこだっけ?見つからない。フォルダぐちゃぐちゃだ。から始まるファイル整理。

アレやらなくちゃ。とファイルを探していたはずなのに、整理で1日が終わるなんてのは非常にムダでもったいないです。

日頃からフォルダ整理しておけば整理は数年に一度で十分。その時も普段よりサックリ終わるので非常に効率的です。

ムダな作業時間を減らしてやりたいことに時間をさけるようにしましょう!

並び替え時の優先順を知る

フォルダ(ファイル)整理のテクニックはコレが基本です。むしろコレさえ抑えておけば半分以上は整理ができるテクニックを身に着けたようなものです。

ファイル名でソートすると、文字コード順で並び替えが行われます。文字コードってなにさ!?という方は以下の通りに並び替えられると思っていただければいいです。

  1. 記号
  2. 数字
  3. 英字
  4. カタカナ・ひらがな
  5. 漢字

こんなのいちいち覚えられないという方は、文字種が少ない順に並ぶ。とザックリ覚えていただければ大体OKです。

数字(10文字) > 英字(26文字) > ひらがな(48文字) > 漢字(たくさん)

連番をつける

いきなりですが、これがフォルダ整理の極意です。

私は連番をつけただけでフォルダ整理の煩わしさから一瞬で開放されました。

と言っても単純に連番を振るだけだと結局今までと同じで迷子になってしまうので、幾つかコツをお伝えしたいと思います。

数字から始める

優先順で書いた通り、数字は並び替えで先頭の方にきます。そのため数字をフォルダ名の先頭につけると、パット見た時に管理がしやすいです。

  • 01_犬の写真
  • 02_猿の写真
  • 03_雉の写真

先頭は0(ゼロ)から始める

連番を振る時のテクニックになります。慣れていないと先頭にゼロをつけずにいきなり数字から始めてしまいがちです。

最近のWindowsはゼロをつけなくてもキレイに並べてくれるようになってきましたが、アプリや少し古いOSを使うと並び順が下のようになってしまうことがあります。

  • 1_イヌの写真
  • 10_亀の写真
  • 11_鯛の写真
  • 2_サルの写真
  • 3_キジの写真

このように非常に見づらくなるので、ゼロをつけることをオススメします。またフォルダが多くなることが予想できる場合は、最初から3桁など増やしておくと便利です。

  • 001_イヌの写真
  • 002_サルの写真
  • 003_キジの写真
  • 010_亀の写真
  • 011_鯛の写真

連番の後は区切り文字を入れる

たった1文字、されど1文字です。連番とフォルダのタイトルの間に区切り文字を入れるだけで、断然見やすくなります。

例えば「00110月誕生日会」と「001_10月誕生日会」どちらが見やすいかは一目瞭然ですよね。

私はアンダーバー派ですが、好みの区切り文字を1文字入れるだけでOKです。「001☆10月誕生日会」とかカワイイですよね。

グループ分けを意識して欠番を作る

実は先程のフォルダ例ですが、1番台は桃太郎、10番台は浦島太郎とグループ分けを意識して数字を振っています。

先程の状態から金太郎の写真を追加したり、桃太郎の「鬼の写真」を追加したいと思った時に、グループ分けを意識していないと下のようになってしまいます。

  • 001_イヌの写真
  • 002_サルの写真
  • 003_キジの写真
  • 004_亀の写真
  • 005_鯛の写真
  • 006_クマの写真
  • 007_オニの写真

これがグループ分けを意識すると

  • 001_イヌの写真
  • 002_サルの写真
  • 003_キジの写真
  • 004_オニの写真
  • 010_亀の写真
  • 011_鯛の写真
  • 020_クマの写真

となり非常に管理がしやすくなります。

ショートカットをつくる

これは複数フォルダにまたがって管理をしたい時に有効になるテクニックです。

例えば「海にいる生き物」と「陸にいる生き物」で写真を管理していたら、ペンギンさんが被っちゃった!という場合に使えます。

  • 001_海にいる生き物の写真
    • 01_魚の写真
    • 02_ワニの写真
    • 03_ペンギンの写真
  • 002_陸にいる生き物の写真
    • 01_トラの写真
    • 02_ペンギンの写真

こういう場合はまず、どっちかのフォルダに写真をまとめて、もう片方はショートカットを置くことで一元管理できます。

  • 001_海にいる生き物の写真
    • 01_魚の写真
    • 02_ワニの写真
    • 03_ペンギンの写真
  • 002_陸にいる生き物の写真
    • 01_トラの写真
    • 02_ペンギンの写真のショートカット

こんな感じにしておくと、次回以降は「海にいる生き物」フォルダでも「陸にいる生き物」フォルダでも、どっちにペンギンの写真を入れてもお互いみることができます。

作業中フォルダを見やすくする(疑似ピン留め)

これは普段使わないテクニックですが、覚えておくとイザという時に便利なテクニックです。

たとえば100個以上あるフォルダの中から、数日間だけ頻繁にアクセスをしたいフォルダがあったとします。そうなると先頭にフォルダを持ってこれないか?という風に考えるようになりますが、実はこういった時にも数字でフォルダ管理をしていることが生きてきます。

数字より優先順が高い文字があったのを覚えていますでしょうか?そうです記号です。

例えば先程の桃太郎の「オニの写真」フォルダに、何故か浦島太郎のオニが含まれているから消さないと!という事態になったとき、「オニの写真」フォルダのショートカットを作り、記号から始まる名前に変えてあげればOKです。

  • 【緊急浦島さんのオニが含まれているので消して】004オニの写真へのショートカット
  • 001_イヌの写真
  • 002_サルの写真
  • 003_キジの写真
  • 004_オニの写真
  • 010_亀の写真
  • 011_鯛の写真
  • 020_クマの写真

直接「オニの写真」フォルダの名前を変えてもいいですが、すでにあるショートカットからアクセスできなくってしまいます。

個人的には直接フォルダ名を変えるのはオススメできません。作業が終わったときもショートカットを消すだけなので後処理が簡単です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。大量のフォルダやファイルは、仕事をしている限り縁が切れないものになります。

最初に少しだけ時間をかけても、ちょっと一工夫入れるだけでその後のフォルダ整理はグンと簡単になります。

また一度に連番付きのフォルダを作れたりするファイラーというアプリもあり、使いこなすとさらに時間を効率的に使えますので、今度紹介したいと思います。